Viber, e-mail, Messenger és még a Facebook és Twitter is pittyeg. A mai digitális világban, ahol folyamatosan érkeznek az értesítések és információk, a multitasking szinte mindennapossá vált. Azonban a természet nem erre a feladatra alkott bennünket: a neurológiai kutatások szerint az emberi agy nem képes egyszerre több összetett feladat hatékony elvégzésére. Amikor több feldatot végzünk egyszerre az agyunk gyors feladatváltásokkal próbál megbirkózni, ami megterheli azokat az agyi hálózatokat, amelyek a fókuszálásért és a kontrollért felelősek – különösen a frontoparietális és figyelmi rendszereket. Ez a váltogatás rosszabb teljesítményt, több hibát és – nem utolsó sorban – mentális fáradtságot eredményez. Még az egyszerű feladatok közötti váltás is arra kényszeríti az agyat, hogy folytonosan újraösszpontosítson, ami csökkenti munkánk hatékonyságát – számol be a Medical News.
Amikor az ember megpróbál egyszerre több feladatra koncentrálni, az agya valójában nem párhuzamosan dolgozza fel ezeket a feladatokat, hanem gyors váltásokat hajt végre az egyes tevékenységek között. Ezt a jelenséget feladatváltási folyamatnak (task switching) nevezik.
A feladatváltás során az agy aktiválja azokat a frontoparietális hálózatokat, amelyek a figyelem fenntartásáért, az információk priorizálásáért, valamint a döntéshozatalért és a cselekvések kontrolljáért felelősek. Ide tartozik például a prefrontális kéreg (amely a célok kitűzéséért és a tervezésért felelős) és a parietális kéreg (amely a figyelem térbeli észlelését és a fókusz fenntartását irányítja).
Amikor ezek a rendszerek folyamatosan újraindítják és átkapcsolják a figyelmünket egyik feladatról a másikra, nagyon magas úgynevezett “kognitív költséggel” jár. Minden váltás egy új beállási időt igényel, amely alatt az agynak újra kell kalibrálnia magát: fel kell idéznie, hol tartott a korábbi feladatban, és meg kell kezdenie az új feladat feldolgozását.
És mi ebből mit is tapasztalunk? Ahelyett, hogy gyorsabban végeznénk a feladatokkal, több időt töltünk az oda-vissza váltással. A rövid idejű memória túlterhelődése miatt könnyebben felejtünk el részleteket, elnézhetünk adatokat vagy rossz döntéseket hozhatunk.
Az agyunk egyszerűen „kifárad” a folyamatos figyelmi újrakalibrálásban, ami csökkenti a koncentráció képességét és rontja a későbbi teljesítményt is. Ezért érezzük magunkat kimerültnek és szórakozottnak egy-egy hosszú, multitaskinggel teli munkanap után, még akkor is, ha objektíve nem végeztünk sokkal több munkát.
Ahogy a digitális zavaró tényezők szaporodnak, fontos megérteni ezeket a kognitív korlátokat, hogy okosabb, fókuszáltabb döntéseket hozhassunk a munkában és az életben.
Alternatívák a multitasking helyett
A hatékonyabb munkavégzés érdekében érdemes a monotaskingra, azaz az egyszerre egyfeladatos munkavégzésre összpontosítani – olvasható a cikkben. Ez azt jelenti, hogy a feladatainkat priorizálnunk kell, ki kell iktatnunk, vagyis minimalizálnunk a zavaró tényezőket (folyamatosan érkező értesítéseket, háttérben szóló eszközöket), illetve elmélyült koncentrációs időket kell beiktatnunk. További módszerek közé tartozik az úgynevezett Pomodoro-technika alkalmazása, amely rövid, fókuszált munkaszakaszokat váltogat rövid szünetekkel.
A Pomodoro-technika egy egyszerű, de nagyon hatékony időgazdálkodási módszer, amelyet Francesco Cirillo fejlesztett ki az 1980-as évek végén. A módszer lényege, hogy a munkát rövid, fókuszált időszakokra bontja, amelyeket rövid szünetek követnek – így segít fenntartani a koncentrációt és megelőzni a mentális kifáradást. (Az elnevezés onnan ered, hogy Cirillo eredetileg egy paradicsom alakú (pomodoro olaszul: paradicsom) konyhai időzítőt használt a technika gyakorlásához.)
Így működik a Pomodoro-technika lépésről lépésre:
- Válasson ki egy feladatot, amit el akar végezni.
- Állítson be egy időzítőt 25 percre (ez az egyik „pomodoro”).
- Dolgozzon fókuszáltan ezen a feladaton a 25 perc alatt – semmilyen zavaró tényező, multitasking nem megengedett.
- Ha letelt a 25 perc, tartson 5 perc szünetet: mozogjon, igyon egy pohár vizet, nézzen ki az ablakon.
- Négy pomodoro után tartson egy hosszabb, körülbelül 15-30 perces szünetet, hogy az agya regenerálódhasson.